Privacybeleid

SkinStack ("wij", "ons", "onze") beheert het SkinStack-platform op skinstack.app en my.skinstack.app. Wij zetten ons in voor de bescherming van de privacy van saloneigenaars, hun medewerkers en hun klanten. Dit privacybeleid legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, opslaan en delen wanneer u onze diensten gebruikt.

SkinStack wordt beheerd vanuit België en voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische privacywetgeving.

Wij verzamelen de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Accountgegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer en inloggegevens wanneer u een salonaccount of medewerkersprofiel aanmaakt.
• Klantgegevens: Voornaam, achternaam, e-mail, telefoonnummer, geboortedatum, huidprofiel, afsprakengeschiedenis, aankoopgeschiedenis en marketingvoorkeuren, ingevoerd door salonmedewerkers namens hun klanten.
• Betalingsgegevens: Transactiegegevens verwerkt via Stripe en Payconiq. Wij slaan geen volledige creditcardnummers op.
• Gebruiksgegevens: Bezochte pagina's, gebruikte functies, apparaatinformatie en browsertype voor analyses en productverbetering.
• Communicatiegegevens: Inhoud van e-mailcampagnes, bezorgstatus en betrokkenheidsstatistieken (openingen, klikken).
• Media: Foto's geüpload voor klantdossiers, behandelvoortgang of salonbranding.
• E-mail in SkinStack: Voor salons die hun mailbox bij ons hosten en in SkinStack lezen: de berichten uit die mailbox (afzender, ontvangers, onderwerp, tekst, en bijlagen zodra iemand ze opent), om ze in de app te tonen en aan het klantdossier te koppelen wanneer het adres van een klant is. Het mailboxwachtwoord bewaren wij uitsluitend versleuteld.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het aanbieden en onderhouden van het SkinStack-platform en zijn functies.
• Het verwerken van afspraken, betalingen en e-commerce bestellingen.
• Het verzenden van transactionele e-mails (afspraakbevestigingen, bonnetjes, nazorginstructies).
• Het mogelijk maken voor saloneigenaars om marketingcampagnes te sturen naar hun ingeschreven klanten.
• Het genereren van AI-gestuurde inhoudsuggesties voor sociale media en e-mailmarketing.
• Het verbeteren van ons platform door middel van geanonimiseerde gebruiksanalyses.
• Het bieden van klantenondersteuning en het beantwoorden van vragen.
• Het mogelijk maken voor salons om hun eigen mailbox in SkinStack te lezen en te beantwoorden, gekoppeld aan hun klantdossiers.

Wij verwerken uw gegevens op basis van de volgende rechtsgronden zoals gedefinieerd door de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst: Verwerking die nodig is om onze diensten te leveren aan saloneigenaars (onze klanten).
• Gerechtvaardigd belang: Analyses, fraudepreventie en platformverbetering.
• Toestemming: Marketingcommunicatie naar eindklanten. Salons moeten toestemming verkrijgen en beheren van hun klanten.
• Wettelijke verplichting: Belasting- en boekhoudkundige gegevens, fraudepreventie.

Wij delen persoonsgegevens alleen met de volgende categorieën ontvangers:

• Betalingsverwerkers: Stripe en Payconiq voor betalingsverwerking.
• E-maildienstverlener: Resend voor transactionele en marketing e-mailbezorging.
• Cloud-infrastructuur: Convex (database en backend), Vercel (hosting).
• AI-aanbieders: Anthropic (Claude) voor AI-contentgeneratie. Er worden geen persoonlijke klantgegevens naar AI-modellen gestuurd.
• Advertentieplatformen: Meta (Facebook en Instagram) voor advertentiedoelgroepen. Daarvoor delen wij zakelijke contactgegevens (e-mailadres of telefoonnummer) van klanten en van salons waarvan die gegevens publiek beschikbaar zijn, uitsluitend in gehashte vorm. Meta kan de hash niet terugvertalen en gebruikt hem alleen om te bepalen of een profiel overeenkomt en om vergelijkbare doelgroepen te vinden. Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang bij het benaderen van professionals in onze sector; u kunt hiertegen bezwaar maken via info@skinstack.app.
• E-mailhosting: Openprovider (Business Email) voor de mailboxen van salons. De e-mail zelf blijft in die mailbox; SkinStack leest en verstuurt als e-mailprogramma.
• AI-assistent: De inhoud van e-mails gaat alleen naar onze AI-verwerker (Anthropic) binnen een vraag die een medewerker van de salon zelf aan de assistent stelt. Een mail vertrekt pas nadat een medewerker hem bevestigt.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden. Alle dienstverleners zijn gebonden door verwerkersovereenkomsten.

Medewerkers kunnen hun eigen Google-account aan SkinStack koppelen. We krijgen pas toegang tot Google-gegevens nadat ze zich bij Google aanmelden en de rechten op het toestemmingsscherm van Google goedkeuren.

Waar we toegang toe hebben en waarom

• Google Agenda, afspraken (lezen en schrijven): voor elke afspraak in SkinStack maken we een afspraak in je agenda aan, passen we die aan en verwijderen we die weer (tijd, behandeling en naam van de klant). Als je dat aanzet, doen we hetzelfde voor je afwezigheden. Bij een video-afspraak maken we de afspraak aan met een Google Meet-link en sturen we die link naar je klant. We lezen ook de afspraken in de agenda's die je kiest (titel, begin- en eindtijd, hele dag, bezet of vrij), van twee weken terug tot twaalf weken vooruit, zodat ze in je SkinStack-agenda verschijnen en, alleen als je dat aanzet, die uren vrijhouden voor online boeken.
• Google Agenda, lijst van agenda's (alleen lezen): de namen en kleuren van je agenda's, zodat je kunt kiezen welke in SkinStack verschijnen.
• E-mailadres: om te tonen welk Google-account gekoppeld is.
• Google Bedrijfsprofiel: als een salonhouder dat koppelt, lezen we de vestigingen en reviews van de salon om reviews op de salonpagina te tonen, en voegen we de boekingslink van de salon aan het profiel toe.

Wie het ziet. Geïmporteerde afspraken zijn alleen zichtbaar binnen je eigen salonaccount, met de zichtbaarheid die je kiest: titels alleen voor jou, voor je hele team, of verborgen voor collega's. We gebruiken Google-gegevens nooit voor reclame, verkopen ze nooit, gebruiken ze nooit om AI-modellen te trainen en sturen ze nooit naar AI-aanbieders. Mensen bij SkinStack lezen ze niet, behalve met jouw toestemming, voor beveiliging of wanneer de wet het vereist.

Bewaren en verwijderen. Toegangssleutels van Google bewaren we versleuteld. Geïmporteerde afspraken worden regelmatig ververst en verdwijnen zodra ze in Google verwijderd zijn of buiten de periode vallen. Als je Google in SkinStack ontkoppelt, verwijderen we de sleutels en alle geïmporteerde afspraken en trekken we onze toegang bij Google in. Je kunt de toegang ook altijd intrekken via myaccount.google.com/permissions. Afspraken die we in je eigen Google-agenda hebben gezet, blijven daar staan; die kun je in Google verwijderen.

Het gebruik en de overdracht aan andere apps door SkinStack van informatie die we via Google API's ontvangen, volgt het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.

Wij bewaren uw gegevens zolang uw account actief is of zolang nodig om diensten te leveren. Specifiek:

• Accountgegevens: Bewaard tot verwijdering wordt aangevraagd.
• Klantgegevens: Bewaard zolang het salonaccount actief is. Saloneigenaars kunnen individuele klantgegevens op elk moment verwijderen.
• Betalingsgegevens: 7 jaar bewaard zoals vereist door de Belgische belastingwetgeving.
• Gebruiksanalyses: Geanonimiseerd en onbeperkt bewaard.
• E-mailcampagnegegevens: 2 jaar bewaard na verzending van de campagne.

Wij implementeren passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder:

• Encryptie tijdens verzending (TLS/HTTPS) en in rust.
• Rolgebaseerde toegangscontroles binnen het platform.
• Regelmatige beveiligingsbeoordelingen van onze infrastructuur.
• Veilige authenticatie met telefoongebaseerde verificatie.

Onder de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Inzage: Een kopie van uw persoonsgegevens opvragen.
• Rectificatie: Correctie van onjuiste gegevens aanvragen.
• Wissing: Verwijdering van uw gegevens aanvragen ("recht om vergeten te worden").
• Overdraagbaarheid: Uw gegevens opvragen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.
• Beperking: Beperking van verwerking aanvragen in bepaalde omstandigheden.
• Bezwaar: Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Toestemming intrekken: Marketingtoestemming op elk moment intrekken via de uitschrijflink in e-mails.

Om deze rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via info@skinstack.app. Wij reageren binnen 30 dagen.

Wij gebruiken de volgende cookies:

• Essentiële cookies: Authenticatiesessie, taalvoorkeur (NEXT_LOCALE). Deze zijn nodig voor het functioneren van het platform.
• Analytische cookies: Anonieme gebruiksstatistieken om ons product te verbeteren.
• Marketingcookies: Sommige salons gebruiken advertentiecookies (bv. Meta Pixel, Google Ads) om de effectiviteit van hun campagnes te meten. Deze worden alleen geplaatst nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven via de cookiebanner.

U kunt cookievoorkeuren beheren via uw browserinstellingen.

SkinStack is niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Als u denkt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op zodat wij deze kunnen verwijderen.

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wij zullen geregistreerde gebruikers op de hoogte stellen van belangrijke wijzigingen via e-mail of een melding in de app. De datum "laatst bijgewerkt" bovenaan deze pagina geeft de meest recente herziening weer.

Als u vragen heeft over dit privacybeleid of uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op:

• E-mail: info@skinstack.app
• Platform: SkinStack
• Locatie: België